Integracja z platformą Envelo Poczty Polskiej

Usługi oferowane na platformie Envelo, której operatorem jest spółka Poczta Polska Usługi Cyfrowe (PPUC), zostały stworzone z myślą o prostej i wygodnej korespondencji rachunkowej.

Neofaktura to usługa , która umożliwia wysłanie przez internet wszystkich wystawianych faktur. Nadane w ten sposób e-faktury trafią do specjalnej skrzynki odbiorczej na platformie Envelo – Neorachunki. Natomiast te, które mają być dostarczone w sposób tradycyjny, zostaną automatycznie wydrukowane i zakopertowane, a następnie dostarczone do skrzynki na listy przez listonosza.

Aby wysłać faktury, wystawca loguje się na platformie Envelo, dodaje plik ZIP z wieloma fakturami w formacie PDF i plikiem adresującym XLS. Po załadowaniu pliku system wyświetla koszt wysyłki i prosi o zaakceptowanie go. Dokumenty są dystrybuowane do odbiorców automatycznie.

Konto abonenckie

W celu łatwego wybierania faktur do wysyłki przez Envelo na koncie abonenckim w polu [Sposób dostarczania] dodana jest opcja Envelo Poczta Polska.

Przygotowanie pliku z fakturami

Plik wysyłany do platformy Envelo jest w formacie ZIP i zawiera faktury PDF oraz plik adresowy będący arkuszem Excel (XLS). Przygotowanie pliku rozpoczyna się od wyfiltrowania faktur do wysyłki. Do pliku będą wysyłane zaznaczone na siatce danych faktury. Najczęściej filtr będzie ustawiony na dany rok i miesiąc (wszystkie faktury). Jeżeli wysyłka ma odbywać się tylko do klientów, którzy mają zaznaczoną opcję Envelo w sposobie wysyłki na koncie abonenckim, trzeba do filtru dodać warunek: Sposób dostarczania jest równe V. Po wyfiltrowaniu należy wskazać na siatce faktury do wysyłki. Standardowo będą to wszystkie faktury. Zaznaczenia można dokonać używając klawiatury – wskazać pierwszy rekord i nacisnąć Ctrl+Shift+End lub naciskając przycisk [Zaznacz wszystkie] pod siatką danych.

Po zaznaczeniu faktur należy nacisnąć przycisk Do Envelo na pasku przycisków z lewej strony.

Po zakończeniu operacji we wskazanej wcześniej lokalizacji pojawi się plik archiwum w formacie ZIP, zawierający spakowane faktury w PDF oraz arkusz Excel z danymi do wysyłki i rozliczeń. Plik archiwum ZIP jest gotowy do wczytania na platformie Envelo. Operacje drukowania, kopertowania i dystrybucji faktur drogą elektroniczną i tradycyjną wykonywane są przez Pocztę Polską.