szablony form

Wysyłanie wiadomości email

Moduł ma zastosowanie przy wszelkich prowadzonych działaniach z zakresu Public Relations oraz każdego rodzaju wysyłkach e-mailingowych takich jak: newslettery, reklamowe kampanie mailingowe, biuletyny i broszury informacyjne czy programy lojalnościowe. Dzięki temu modułowi wszystkie dokumenty tworzone w innych modułach aplikacji mogą być teraz wysyłane pocztą elektroniczną pojedynczo lub masowo.

Dodatkowo użytkownik otrzymuje możliwość świadczenia usług osobom trzecim i sprzedawania usług mailingowych korzystając z własnych lub obcych baz danych.

Mailing marketing jest formą marketingu bezpośredniego, która jako narzędzie komunikacji wykorzystuje pocztę elektroniczną. Jest on uważany za jedną z najskuteczniejszych form promocji. Podstawowymi zaletami takiej formy komunikacji z klientami są:

  • szybki przekaz spersonalizowanej informacji,

  • selektywność przekazu (trafianie do specjalnie dobranych grup klientów),

  • wysoka skuteczność przekazu,

  • niskie koszty

Klienci, którzy są na bieżąco informowani, otrzymują informacje na temat promocyjnych cen produktów, wyprzedaży czy ciekawych ofert z pewnością zwrócą na nie uwagę.

Szablony wiadomości email

Funkcja ta służy do definiowania szablonów, które mogą być używane przy wysyłce dokumentów lub innych wiadomości masowych dla klientów. System pozwala na przygotowanie wielu szablonów wiadomości e-mail w postaci kodu HTML lub zwykłych wiadomości tekstowych. Daje to możliwość tworzenia w wygodny sposób zarówno prostych, jak i złożonych form wyglądu wiadomości.

Szablony mogą być uniwersalne lub powiązane z konkretnym modułem aplikacji. Wiadomości mogą być definiowane jako tekstowe (text/plain), HTML (text/html) lub równocześnie w obu wariantach (multipart/alternative).

Definicja szablonu

szablony formNazwa

Tekst używany do identyfikacji szablonu i wybierania go w trakcie wysyłania wiadomości. Powinien jasno i precyzyjnie określać zawartość szablonu.

Szablon tytułu

Tytuł wiadomości. W nawiasach kwadratowych definiuje się miejsca, gdzie w trakcie wysyłki będą wstawiane dane pobierane z bazy danych. Powinny one odpowiadać nazwom pól występujących w zapytaniach do siatek danych stanowiących źródło rekordów dla wysyłania wiadomości. W prezentowanym przykładzie szablon tytułu „Faktura nr [PREFIX]/[NUMBER]/[SUFFIX]” parametry w nawiasach zostaną zastąpione odpowiednio przedrostkiem, numerem i przyrostkiem numeru dokumentu, co da na przykład „Faktura nr FVS/1234/2012”.

Szablon treści

Zawiera treść wiadomości tekstowej (text/plain) lub część tekstową wiadomości multi-part. Powiązanie z polami bazy danych odbywa się w taki sam sposób jak w przypadku wyżej opisanego szablonu tytułu, czyli w nawiasach kwadratowych.

Szablon treści HTML

Zawiera treść wiadomości HTML (text/html) lub część HTML wiadomości multi-part. Powiązanie z polami bazy danych odbywa się w taki sam sposób jak w przypadku wyżej opisanego szablonu tytułu, czyli w nawiasach kwadratowych.

Wyślij jako HTML

Zaznaczenie tego pola powoduje używanie przy wysyłce wiadomości Szablonu treści HTML. Część tekstowa wiadomości (Szablon treści) jest zawsze używana, więc po zaznaczeniu tego pola wiadomośc będzie wysłana jako mieszana (multipart).

Kopia do

Każda wiadomość może być dodatkowo wysłana na zdefiniowany w tym polu adres email. Czyli wysyłana jest do klienta zgodnie z adresem zdefiniowanym w bazie danych i równocześnie na podany adres. Umożliwia to kontrolowanie wysyłki i tworzenie archiwum wysłanych wiadomości.

Dodatkowy załącznik

Do wiadomości można dodać załącznik. W przypadku wysyłania dokumentów w pdf z siatki danych (np. faktur), wiadomości będą miały dwa załączniki. Jeden wygenerowany automatycznie dokument i drugi zdefiniowany w tym polu. Umożliwia to dodawanie do wysyłanych co miesiąc dokumentów dodatkowej informacji marketingowej.

Numer powiązanej funkcji

W tym polu definiuje się numer funkcji aplikacji, z którym szablon jest powiązany. Numery funkcji są wyświetlane w drzewie nawigacyjnym po lewej stronie ekranu. Jeżeli chcemy, żeby szablon mógł być wybrany tylko w jednym konkretnym module należy wpisać w to pole odpowiedni numer. Przykładowo dla szablonu wysyłki faktur w pole należy wpisać liczbę 120.

Konfiguracja

Do prawidłowego działania modułu wysyłki niezbędna jest konfiguracja danych serwera SMTP i zasad wysyłania wiadomości. Funkcja konfiguracji jest uruchamiana z drzewa nawigacyjnego.

Serwer pocztowy (SMTP)

W tej sekcji definiuje się parametry połączenia z serwerem pocztowym. Są to: adres serwera, port, rodzaj zabezpieczenia, rodzaj autoryzacji, port, nazwa użytkownika i hasło.

Wysyłka wiadomości email

W tej sekcji definiuje się parametry wysyłki wiadomości email.

Wysyłający (od)

W tym polu podaje się adres nadawcy wiadomości.

System ma wbudowane mechanizmy umożliwiające zdefiniowanie algorytmu czasowego wysyłania wiadomości. Ma to na celu zapobieżenie odrzucenia wysyłanych przez nas wiadomości i uznania ich za SPAM. Do dyspozycji mamy trzy parametry.

Maksymalna liczba wiadomości na 10 sekund

Parametr określa prędkość średnią wysyłki. Jeżeli wiadomości są wysyłane zbyt szybko są wprowadzane dodatkowe opóźnienia tak, żeby nie przekroczyć założonej liczby wiadomości wysyłanych w ciągu 10 sekund.

Czas do przerwy

Po upłynięciu zdefiniowanego w tym polu czasu wysyłanie wiadomości zostaje zawieszone na czas określony w kolejnym parametrze. Pozwala to wysyłać wiadomości seriami, zamiast jednej dużej grupy.

Czas trwania przerwy

Parametr ten określa czas trwania przerwy.

W przedstawionym na powyższym rysunku przypadku wiadomości będą wysyłane przez 200 sekund, następnie na 20 sekund wysyłka zostanie zawieszona i takie cykle będą się powtarzały. Będzie wysyłane nie więcej niż 6 wiadomości na 10 sekund.

Proces wysyłki

wysylka 1Przykładowy proces wysyłki wiadomości masowych zostanie przedstawiony na przykładzie wysyłki faktur. W pozostałych modułach aplikacji działa tak samo.

Pierwszym krokiem jest wyfiltrowanie klientów, do których będą wysyłane wiadomości i zaznaczenie ich na siatce danych. Następnie należy wcisnąć przycisk [Wysyłka email] na pasku narzędziowym nad siatką danych.Po jego naciśnięciu pojawia się menu z możliwymi rodzajami wiadomości. Do wyboru są następujące rodzaje:

Zwykła wiadomość

Wiadomości są wysyłane bez załączników (chyba, że w szablonie są zdefiniowane). Z siatki danych są pobierane dane do wypełnienia pól szablonu wiadomości i następuje wysyłka. W szczególnym przypadku szablon może nie być spersonalizowany i zawierać jednakową treść i tytuł dla każdego klienta.

Dokument PDF w załączniku

Z siatki danych są pobierane dane do wypełnienia pól szablonu wiadomości. Następnie jest generowany dokument PDF i dołączany do wiadomośći jako załącznik.

Dokument PDF w załączniku z podpisem elektronicznym

Z siatki danych są pobierane dane do wypełnienia pól szablonu wiadomości. Następnie jest generowany dokument PDF i dołączany do wiadomośći jako załącznik. Po wygenerowaniu dokumentów PDF dla wszystkich zaznaczonych rekordów pojawia się okno z prośbą o złożenie podpisu elektronicznego. Obsługiwany jest format kwalifikowanego podpisu elektronicznego XAdES (XML Advanced Electronic Signatures) promowany przez Unię Europejską oraz w Polsce przez MSWiA.

wysylka 5Po wybraniu szablonu następuje wysyłka wiadomości. Poniżej przedstawiony jest widok wysłanych wiadomości odebranych w programie pocztowym. Przedstawiony jest wygląd tej samej wiadomości (multipart) jako zwykły tekst i jako wiadomość HTML.